“文山会海”已困扰基层多年。2019年3月，中央印发《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》提出，严格控制层层发文、层层开会，着力解决“文山会海”反弹回潮的问题。近两年，基层减负效果明显，但问题仍然存在。

“过去可能更多是运动式的检查，效果不算特别理想。”丽水市政府办公室秘书处处长金向宇告诉记者。传统监管方式最大的症结在于底数摸不清，只能事后监管。“每个单位和部门的数据都是割裂的。虽然每个月开了多少会、发了多少文件会有统计，但真实数据上级部门并不完全掌握。”金向宇表示。

数字化改革成破题关键。今年7月，丽水上线办文办会智治系统，重点整治“文山会海”。通过办文办会智治系统，丽水打通了办文、办会工作的业务链、监管链，根据年底指标与各部门办文、办公情况做到了相关数据的自然留痕、自动归集。只需在系统内随意点击会议栏目下的某个会议名称，这场会议的举办单位、召集人、时间、地点、参会人员等具体信息一目了然。在金向宇看来，这既为部门节省了以往每月统计的工作量，也让所有数据更加真实。

更关键的是，智治系统改变了以往的监管模式，将大部分监管前置了。今年初，丽水推行重点精简会议、文件、简报指标管理制度，确定了各部门的文件、会议的年度指标。在系统中，这被设定为“三色预警”监管模式——部门的发文、会议数未达年度指标80%的，在系统中自动显示绿色；超过80%未达100%的，显示黄色；超过100%的，显示为红色。不过，这个年度指标并不是完全固定的。比如，去年受疫情防控影响，卫健委的指标会相应多一些。今年是“十四五”规划的起始年，发改委的指标会相应增加。

根据金向宇的设想，系统的目的不在于监管，而是通过督促各部门从严控制发文的同时，提高办公效能，提升办文办会总体水平。根据指标管理制度，系统为每一个办件设定办理时限，超过办理时限将自动以消息的方式提醒当事人。“相当于给部门的办公效率戴上了紧箍。”金向宇解释。

同时，系统还能统计各部门办文、办会质效，“文山会海”精简情况等十多项具体指标并进行分析，以期科学评价办文办会总体水平。从8月起，丽水市府办会基于系统评价结果对各部门办文办会指数进行排名。排名靠后的部门会被提醒，根据具体指标查找短板进行针对性提升。8月排名靠前的分别是市场监督管理局、司法局和公安局。

近年来，长三角各地大力推进数字化改革，其实质是盘清各场景下不同主体的实际需求以及需求强度，从而分时段精细化地匹配需求和供给。丽水曾是浙江“文山会海”现象较为突出的区域之一。2014年，有人曾专门就丽水庆元改进文风会风相关问题做过研究。研究发现，以某街道14名领导班子成员参加县内各种会议的情况为例，在21个工作日中，共参加各种会议47次。其中，党工委书记13次，主任11次，其他12名领导班子成员共23次，平均每人参会3.4次，每位领导每2.2天就要参加一次会议。其中，党工委书记参加会议最多，平均每1.6天就要参加1个会议。若按每次参会需半天时间计算，党工委书记每月三分之一的工作时间都在开会。

如今情况已有改善。今年，丽水市政府31个组成部门尚未出现超指标发文、办会现象。在系统上线后，有两个部门的办公室主任因系统预警被约谈提醒。截至8月底，丽水重点精简会议年度总指标使用率31.8%、文件年度总指标使用率46.1%、简报年度总指标使用率43.2%、发文平均时长压缩31.8%、公文办件平均时长压缩59.2%。

金向宇发现，在对“文山会海”的整治中，一些怪象仍有出现。比如，通过非正规渠道发文件，有的部门在发文中“红头”变“白头”、正式文件变便笺，数量仍未减少；有的单位、系统QQ群和微信群过多过滥等。“这些方式可能会绕开我们的系统，下一步我们的工作可能会放在重点摸排检查隐形变异怪象上。”金向宇表示。接下来，丽水将查漏补缺，升级迭代智治系统。同时，在丽水全市公文业务系统上增设一键投诉按钮，可在收到基层投诉信息后迅速启动人工核查。